Jak skutecznie przygotować firmę transportową do kontroli ITD

W branży transportowej kontrole Inspekcji Transportu Drogowego są nieuniknionym elementem codzienności. Dla wielu firm mogą być źródłem stresu, zwłaszcza jeśli nie wiedzą, czego dokładnie się spodziewać. Tymczasem kontrola ITD nie musi oznaczać problemów – odpowiednio przygotowana firma może przejść ją sprawnie i bez większych komplikacji. Kluczem jest znajomość obowiązujących przepisów, dbałość o dokumentację oraz dobrze zorganizowana praca całego zespołu.

Zrozumienie celu i zakresu kontroli ITD

Aby efektywnie przygotować się do kontroli ITD, trzeba najpierw zrozumieć, czym ona właściwie jest i jakie aspekty działalności transportowej obejmuje. Inspektorzy ITD mają za zadanie egzekwować przestrzeganie przepisów prawa transportowego, zarówno krajowego, jak i unijnego. Ich działania mają charakter zarówno prewencyjny, jak i sankcyjny.

Kontrole mogą być planowe – wynikające z harmonogramu działań ITD – lub doraźne, np. na skutek donosu lub nieprawidłowości wykrytych w systemach informatycznych, takich jak KREPTD czy SENT. Ich zakres może być bardzo szeroki: od dokumentów związanych z czasem pracy kierowców, przez stan techniczny pojazdów, aż po przestrzeganie przepisów dotyczących transportu materiałów niebezpiecznych.

Kontrola ITD w firmie transportowej może być przeprowadzona zarówno w siedzibie przedsiębiorstwa, jak i na drodze – w czasie realizacji przewozu. Każdy z tych scenariuszy rządzi się własną specyfiką i wymaga innego poziomu przygotowania. Kluczowe jednak jest zrozumienie, że celem ITD nie jest karanie dla zasady, lecz ochrona bezpieczeństwa na drogach i zapewnienie uczciwej konkurencji między przewoźnikami.

Dokumentacja pod lupą inspektora

Jednym z najważniejszych elementów każdej kontroli ITD jest weryfikacja dokumentacji. To właśnie na podstawie papierów (lub danych cyfrowych) inspektorzy oceniają, czy firma działa zgodnie z obowiązującymi przepisami. Nieporządek, braki lub nieczytelność dokumentów mogą skutkować nie tylko mandatem, ale również poważnymi konsekwencjami administracyjnymi.

W ramach przygotowań należy szczególną uwagę zwrócić na:

• Ewidencję czasu pracy kierowców – zapisy z tachografów muszą być kompletne i zgodne z rozporządzeniem (WE) nr 561/2006. Dotyczy to zarówno danych cyfrowych, jak i wydruków.

• Umowy o pracę oraz zaświadczenia o nieprowadzeniu pojazdu – inspektorzy często żądają okazania dokumentów kadrowych potwierdzających legalność zatrudnienia i przerwy w pracy kierowców.

• Licencje transportowe i zaświadczenia o zdolności finansowej – brak aktualnych dokumentów może skutkować odebraniem uprawnień do prowadzenia działalności.

• Dokumenty pojazdów – dowody rejestracyjne, badania techniczne, polisy OC i certyfikaty ADR (jeśli dotyczy) muszą być aktualne i dostępne na żądanie.

• Zlecenia transportowe i dokumenty przewozowe (CMR, listy przewozowe) – powinny być przechowywane w sposób umożliwiający szybkie ich odnalezienie w razie potrzeby.

Należy pamiętać, że kontrola ITD w firmie transportowej może objąć również dane z ostatnich 12 miesięcy (lub dłużej – w przypadku poważniejszych naruszeń). Dlatego warto wdrożyć systematyczny sposób archiwizacji oraz weryfikacji dokumentacji, tak by w każdej chwili była ona kompletna i gotowa do okazania.

Organizacja pracy kierowców a zgodność z przepisami

Jednym z kluczowych obszarów, który podlega szczegółowej analizie podczas kontroli ITD w firmie transportowej, jest sposób, w jaki firma organizuje pracę kierowców. Zasady wynikające z rozporządzenia (WE) nr 561/2006 oraz umowy AETR nakładają na przedsiębiorców obowiązek zapewnienia, że kierowcy przestrzegają limitów czasu jazdy, odpoczynku i przerw.

Inspektorzy ITD bardzo często analizują dane z tachografów pod kątem:

• dziennego i tygodniowego czasu prowadzenia pojazdu – niedopuszczalne są regularne przekroczenia maksymalnych limitów,

• długości odpoczynków dziennych i tygodniowych – weryfikowana jest nie tylko ich długość, ale także to, czy są odpowiednio rozłożone w czasie i prawidłowo wykorzystane,

• przerw w jeździe – muszą być stosowane zgodnie z przepisami, np. po 4,5 godziny jazdy kierowca powinien mieć minimum 45 minut przerwy (jednorazowo lub podzielonej),

• rotacji załogi i podmian kierowców – wszelkie nieprawidłowości w tym zakresie mogą prowadzić do zarzutów o fikcyjne zmiany,

• manipulacji tachografem – każde odstępstwo, nawet pozornie drobne, traktowane jest jako poważne naruszenie.

Odpowiedzialność spoczywa nie tylko na kierowcach, ale przede wszystkim na zarządzających transportem – to oni są zobowiązani do organizowania pracy w taki sposób, by kierowcy mogli przestrzegać przepisów bez konieczności podejmowania ryzyka.

Dlatego firmy powinny:

• wdrożyć system monitorowania czasu pracy i jazdy kierowców,

• przeprowadzać regularne szkolenia z zakresu przepisów transportowych,

• zainwestować w oprogramowanie analizujące dane z tachografów i wykrywające potencjalne nieprawidłowości.

Zaniedbanie organizacyjne w tym obszarze to częsta przyczyna kar administracyjnych oraz wpisów do rejestru naruszeń KREPTD, co może mieć poważne skutki dla reputacji i uprawnień przedsiębiorstwa.

Praktyczne wskazówki i dobre praktyki przed kontrolą

Aby kontrola ITD w firmie transportowej przebiegła sprawnie i zakończyła się bez negatywnych konsekwencji, warto wdrożyć zestaw praktycznych działań prewencyjnych. To nie tylko sposób na uniknięcie kar, ale również na uporządkowanie procesów wewnętrznych i zwiększenie efektywności operacyjnej firmy.

Oto najważniejsze praktyki, które warto stosować:

• Regularny audyt wewnętrzny – przynajmniej raz na kwartał należy przeprowadzać kontrolę dokumentacji i zgodności z przepisami. Można zlecić to wyspecjalizowanej firmie lub przeszkolić własny dział compliance.

• Bieżąca archiwizacja dokumentów – wszystkie dokumenty powinny być przechowywane w sposób uporządkowany i dostępny od ręki. Warto korzystać z elektronicznych systemów archiwizacji.

• Szkolenia dla kadry – nie tylko kierowcy, ale również dyspozytorzy, spedytorzy i osoby zarządzające transportem muszą znać aktualne przepisy i procedury.

• Reagowanie na naruszenia – każde wykryte uchybienie powinno być analizowane, a osoby odpowiedzialne – informowane i instruowane, jak zapobiec podobnym błędom w przyszłości.

• Plan działań na wypadek kontroli – warto przygotować procedurę „na dzień kontroli”: kto kontaktuje się z inspektorem, gdzie znajdują się potrzebne dokumenty, jak zachować się w przypadku żądania wyjaśnień.

Staranne i świadome podejście do codziennej działalności transportowej znacząco zmniejsza ryzyko negatywnego przebiegu kontroli. Co więcej, inspektorzy często doceniają transparentność i dobrą organizację – to może działać na korzyść firmy nawet w przypadku drobnych uchybień. Dobrze przygotowana firma transportowa buduje też zaufanie wśród klientów i partnerów biznesowych, co przekłada się na jej pozycję na rynku.

Więcej na ten temat pod adresem: firma transportowa Gdynia.